Exista in momentul de fata multe softuri dedicate gestionarii afacerilor. In momentul in care decidem alegerea unei astfel de solutii informatice trebuie sa tinem cont de mai multi factori:
1. factorul functional :ce anume dorim sa urmarim cu acest soft ? Doar partea de contabilitate sau dorim si urmarirea gestiunii pentru a putea sti in orice moment ce avem in stoc, sau poate avem un numar mare de angajati pentru care dorim avem o aplicatie de salarizare competitiva ?
Majoritatea softurilor sunt construite si comercializate modular, adica dispun separat de modulele de : contabilitate, gestiune, salarizare, mijloace fixe, etc. Se impune consultarea furnizorului de soft daca aceste module sunt integrate, adica daca permit rularea automata a informatiei dintr-un modul in altul, in felul acesta evitandu-se dublarea muncii. De regula firmele dispun de un gestionar care este responsabil cu receptia marfii, gestiunea stocurilor, vanzare. Daca acest modul de gestiune este integrat cu cel de contabilitate, atunci contabilul nu va mai trebui sa reintroduca in contabilitate manual, toate aceste documente , dobandindu-se astfel un plus de eficienta.
2. factorul tehnic : de cate calculatoare dispunem, care sunt caracteristicile tehnice, daca sunt conectate in retea.
Atunci cand alegem un soft trebuie sa ne intrebam daca vrem ca o singura peroana sa opereze toate documentele sau vrem ca doua sau mai multe persoane sa lucreze concomitant pe acelasi modul. Unele softuri au tarife distincte pentru licenta in regim monopost si respectiv retea. Altele ofera acces nelimitat, indiferent de numarul de utilizatori.
Un alt aspect tehnic tine de verificarea platformei pe care functioneaza softul . Exista inca pe piata unele softuri incompatibile cu versiunile moderne de Windows-ului, ba chiar si cu anumite periferice, generand dificultati la listare, salvare.
3. factorul utilitate : ne intrebam la acest capitol in ce masura softul ne poate genera rapoartele de care avem nevoie in activitatea curenta : situatii ale stocurilor, rapoarte de vanzari, registre obligatorii pentru contabilitate : ex. registrul jural, balanta, registrul de casa, banca, daca se pot lista facturi si daca da, ce fel de imprimante sunt compatibile, etc.
In general softurile economice au un pachet standard de rapoarte incluse in pretul licentei. Acestea trebuie verificate cu atentie intrucat pentru orice dezvoltare ulterioara de rapoarte veti putea fi nevoiti sa platiti suplimentar. Alte aplicatii permit insa propria dezvoltare de rapoarte si acest fapt este un aspect pozitiv.
Tot aici, extrem de important este sa verificati daca informatia se poate exporta in diverse formate, dintre care cel mai uzual este formatul excel. Sunt categorii de softuri care nu permit decat listarea rapoartelor, ceea ce este foarte deranjant, in contextul in care ,ca si specialist in domeniul financiar va fi nevoie sa prelucrati in diverse moduri aceste rapoarte.
4. modul de licentiere : intre softurile care concureaza in momentul de fata pe piata exista o mare diversitate in ce priveste modul de structurare a ofertei. Deosebirea de baza este faptul ca unele sofuri, dupa achizitionarea licentei permit utilizarea ei pentru a umari activitatea mai multor firme altele acorda licenta doar pentru o firma.
In acest caz, o persoana care conduce contabilitatea mai multor firme, nu va putea opta desigur pentru prima varianta.
5. Factorul ergonomie: acest aspect tine de posibilitatea de a urmari ceea ce se desfasoara in firma de la distanta, fara a fi nevoie de prezenta fizica la locul desfasurarii activitatii. Acesta se poate aplica in situatia in care este angajat un contabil extern, a carui prezenta fizica nu este necesara la sediul firmei, si care ar trebui sa poata sa se conecteze din diverse locatii pe aplicatia respectiva.
Acest aspect tine insa si de cel tehnic, de existenta unei retele adecvate, cu conexiune la internet suficient de buna.
In general softurile care se comercializeaza pe piata sunt insotite de servicii de consultanta aferente, clientul beneficiind de o prezentare prealabila a aplicatiei si de consultanta in faza de implementare. Atentie insa la costurile de update la cerintele legislative traduse prin contracte de mentenanta ulterioare. Costurile contractelor de mentenanta deseori nu sunt deloc neglijabile si sunt servicii la care beneficarul nu poate renunta mai ales in cadrul aplicatiilor de salarizare.
